Executive Assistant

Heredia, Costa Rica

Objetivo general

Brindar soporte integral y de ata confianza al gerente, atendiendo asuntos ejecutivos, administrativos, operativos, organizacionales y personales, asegurando la correcta coordinación de la agenda, gestión eficiente de trámites, pagos y documentación, así como el seguimiento oportuno de proyectos, manteniendo en todo momento la confidencialidad de la información y contribuyendo al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la gerencia.

Funciones:

Coordinar y realizar reservaciones de boletos aéreos, hoteles y transporte para la gerencia general y personal autorizado, asegurando la optimización de los costos.
Administrar y dar seguimiento a la agenda de la jefatura, coordinando reuniones, citas y compromisos internos y externos, incluyendo la preparación de la información y documentación.
Gestionar y ejecutar trámites legales y administrativos requeridos por la organización, así como trámites personales asignados por la gerencia.
Realizar pagos municipales, pagos a proveedores, y otros compromisos financieros, verificando montos, fechas de vencimiento y documentación de respaldo.
Elaborar documentos, informes, presentaciones y comunicaciones formales según requerimientos de la gerencia.
Dar seguimiento a proyectos y tareas pendientes, asegurando el cumplimiento de plazos y reportando oportunamente, avances o desviaciones.
Mantener archivos físicos y/o digitales actualizados, organizados y disponibles cuando se requiera.
Brindar apoyo general a la gerencia en actividades administrativas y operativas relacionadas con el puesto.

Requisitos del puesto

Nivel académico: Bachiller o recién egresado de las carreras de administración, derecho o ingeniería civil, construcción.
Experiencia: Mínimo 3 años como asistente de gerencia o puestos de confianza similares.
Office: Excel intermedio-avanzado
Nivel inglés: B2

Formación complementaria deseable

Conocimiento en gestión de pagos, trámites municipales y coordinación con proveedores.
Redacción de documentos e informes administrativos
Horarios de trabajo: lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:30 p.m. semana 1 y de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m. y sábados de 7:00 a 12:30 p.m. semana 2

To apply for this job please visit recluta.org.