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¿Tiene usted un correo electrónico importante por enviar? Uno que requiere que quien lo recibe tome algunas medidas.
Tal vez sea un correo electrónico a un cliente con respecto a una demora en el pago que necesita ser aclarado. O tal vez a uno de los miembros del equipo que ha sido dado de baja.
Podemos confiar en los mensajes de texto, WhatsApp y Facebook para mensajes rápidos, pero cuando queremos decir algo importante (especialmente en los negocios), hemos de recurrir al correo electrónico. Sin embargo, aquí está el problema con emails.
Sólo se puede enviar el mensaje como “texto”. No tiene la riqueza de una conversación cara a cara. O incluso los matices de una conversación telefónica. Ambas vías permiten el uso de las expresiones faciales, las pausas y modulación de la voz para transmitir lo que quieres decir.
Así que mucha de la información crítica se pierde en los bytes. Si su correo electrónico es descuidado, vago o confuso, dará una mala impresión y en última instancia no obtendrá los resultados que necesita.
Usted debe escribir correos electrónicos que inspiren a sus clientes! Prepare a los miembros de su equipo y socios de negocios para tomar medidas! Ahora eso no significa que usted debe tener la elocuencia de Martin Luther King. Todo lo que necesitas hacer es seguir unos sencillos pasos. De hecho, si usted es un practicante de GTD, ya los conoce.
Así que aquí es cómo debe utilizar los principios GTD para escribir correos electrónicos que le ayuden a obtener resultados. Listo? ¡Vamos!
Paso 1: Capture todas las cosas que le gustaría decir.
Capture lo que tiene su atención con respecto a lo que le gustaría decir al receptor. Tenga en cuenta, que en esta etapa no está escribiendo el correo electrónico. Es sólo una lista de puntos de las cosas en su mente que le gustaría transmitir.
Este paso de consolidación de sus pensamientos le da una vista preliminar del mensaje que le gustaría dar.
Paso 2: Pregúntese, ¿Cuál es el resultado deseado?
A veces nos olvidamos del “big picture” al escribir un correo electrónico. Así que es una buena idea dar un paso atrás y preguntarse “¿Qué resultado quiero para mí y el receptor?”.
Paso 3: ¿Cuál es la próxima acción que desea que el receptor realice?
Este es un error que muchas personas cometen.
No especifican en términos claros la siguiente acción que les gustaría que el receptor realizará. Tal vez ellos asumen que la siguiente acción es obvia (lo más probable es que no lo es) o piensan que es grosero.
Recuerde, la gente recibe aproximadamente 100 mensajes de correo electrónico todos los días! Ellos no tienen el tiempo para pensar y procesar su mensaje y llegar a lo que debe hacerse.
Así que simplifique esto para ellos y especifique la tarea que el receptor debe completar para asegurar el progreso. Nadie quiere quedarse atrás.
Le darán las gracias!
Paso 4: Simplemente Escriba (ejecute)
Fíjese: la escritura es la parte fácil. Pero si no sabemos qué escribir estaremos atrapados.
Una vez que esté claro el resultado deseado (para usted y su lector) y las próximas acciones para llegar allí, la escritura se convierte en la parte sencilla
Utilice su voz natural y esta le guiará a las palabras adecuadas para su uso. He aquí un truco que utilizo para obtener esto. Finjo como si la persona está sentada frente a mí. Y escribo así como yo si estuviera hablando con él.
Sin la formalidad, palabras grandilocuentes. Sólo una conversación con un amigo. Me hago esta simple pregunta: “¿Qué es lo que realmente quiero decirle?” Y escribo los pensamientos, palabras que comienzan a fluir.
Consejo adicional: ¿Cómo quiere que la otra persona se sienta? Creemos que somos seres humanos lógicos, pero nuestras decisiones están gobernados principalmente por emociones.
Así que si quiere que alguien tome acciones con su correo electrónico, use palabras que activen las emociones correctas. Con este empuje los destinatarios entrarán en un estado de ánimo en que tomar la acción parece la cosa más natural del mundo.
Sigo mi propio consejo y utilizo estos pasos para escribir todos mis mails.
Y le garantizo que si nos atenemos a estas sugerencias, pronto va a enviar mensajes enfocados y que generen que las cosas comiencen a suceder.
¿Qué esperas ahora? Enciende la computadora y manos a la obra. Usted, Master del correo electrónico!
