Junior Account Executive-Import/Export

Servicio al Cliente – Cliente B

/ Cliente C

Mantenerse en constate comunicación con el cliente en el desarrollo de sus trámites, y reportar estatus según la frecuencia requerida de cada cliente.

Brindar un servicio excepcional a cada uno de los clientes, tratando de sobrepasar las espectativas del mismo.

Correos electrónicos Reporte de Operaciones.

SOP

Administrar documentos

Crear el file de manera inmediata (electrónico en SYS) al aviso de un embarque y conservar los docs de cada tramite al día y en su respectivo expediente.

Crear el file físico , conservar los documentos (Factura comercial, comprobantes de movimientos, conocimientos de embarques, DUA y viaje, Boleta de recolección y entrega y el Comprobante de ingreso a bodega, traducción y factura de los proveedores y factura de Sourcing)

Reporte de Tabla de Tráfico SYS

Cierre de Expediente físico

Coordinar embarques.

Coordinación y seguimiento de trámites en tránsito de acuerdo a la frecuencia requerida por el mismo ; nacionalizaciones en destino. (Crítico: atención prioritaria según la fecha esperada y busqueda de alternativas en los casos en que situaciones fortuitas el servicio o se pueda dar / Normal: estar atento a los procesos que involucran el embarque)

Copiar al Supervisor de Operaciones en casos de situaciones de riesgo para la empresa, embarques atrasados, problemas con los clientes, fallas en coordinaciones o cualquier otra situación en la cual la empresa se pueda ver comprometida, perder un cliente y que se requiera atensión especial de un supervisor.

Reporte de Tabla de Tráfico SYS

Correos electrónicos

Correos electrónicos

Desconsolidación de trámites

Realizar las transmisiones de manera correcta a Tic@ de los embarques entrantes o salientes de la compañía y dar el respectivo seguimiento frente a la aduana de las gestiones presentadas, hasta su resolución.

Tic@, Correos electrónicos y Manual de Desconsolidación

Comunicación con Proveedores

Asegurarse de que los proveedores de servicio de la operación tengan la información de manera oportuna para la prestación de los servicios requeridos. Se debe coordinar con antelación las operaciones. Dar seguimiento a comprobantes de entrega, facturas u otros documentos posteriores al servicio brindado.

Correos electrónicos Whatsapp u otros medios que constaten la

coordinación.

Aprobación de Facturas menores a $2000

Cerciorarse de que los costos facturados por proveedores de servicio esten correctos y sean entregados al depto de Finanzas a tiempo (no más de dos días laborales, posterior a la emisión del documento; de lo contrario, requieren un visto bueno del supervisor). De igual forma, deben asignarse al file respectivo, previo al paso a Contabilidad (cambios de facturas ya tramitadas, requieren el visto bueno del supervisor)

Control de Vistos buenos Cierre del mes

Preparar para Facturación

Una vez entregada la carga se debe disponer el file con todos los costos y respaldos pertinentes para su paso facturación. Debo entregarse al Supervisor de Operaciones en menos de 24 horas a partir de la entrega del embarque. En el caso de los clientes de contado, la facturación se debe hacer previa a la entrega. Además, se debe preparar la documentación de respaldo para el envío de la factura (conocimiento del embarque, factura, DUA o viaje y documentos adicionales solicitados por el cliente)

Cierrre del mes

Cierre de Files

Terminada la facturación se debe asegurar que el file contenga todos los respaldos de costos debidamente tramitados a Contabilidad y documentos del embarque para el cierre del file (Factura comercial, comprobantes de movimientos, conocimientos de embarques, DUA y viaje, Boleta de recolección y entrega y el Comprobante de ingreso a bodega, traducción y factura de los proveedores y factura de Sourcing)

Cierre del mes

Labores administrativas

Control de documentos de transmisiones a Aduana (AMPO Desconsolidaciones): Manifiesto de carga, Conocimiento de embarque matriz y copia de los conocimientos de embarque individualizados.

Llevar el control de la mensajería solicitada y recibe documentos de la mensajería.

Cierre del mes